On paljon taloyhtiöiden hallituksia, jotka olettavat isännöitsijätoimistojen antavan tarjouksensa tarjouspyynnöissä annettujen ehtojen mukaisesti. Aiheesta on puhuttu jo vuosikymmeniä (ainakin vuodesta 1993, jolloin viranomaiset kielsivät yhdenmukaiset tarjoukset ja hinnastot) mutta koko ajan tulee uusia hallitusten jäseniä, joten kertaan tässä kirjoituksessa, miksi palveluntarjoaja näkee As Oy:n isännöinnin kilpailutustilanteen eri tavalla kuin ostaja.

Vantaalaisen Asunto Oy Bunkkerivaaran pitkäaikainen isännöitsijä on ilmoittanut jäävänsä eläkkeelle ja hallitus kokoontuu maanantai-iltana kerhohuoneeseen laatimaan tarjouspyyntöä. Koska nykyisen isännöitsijän kanssa ei ole kirjallista sopimusta, josta ottaa mallia, päättävät he aloittaa puhtaalta pöydältä. Kiinteistöliiton tehtäväluetteloon on tutustuttu ja sitä käytetään pohjana. Kolmen tunnin tiiviin session jälkeen heillä on seitsensivuinen listaus toiveista, vaatimuksista ja periaatteista, joiden mukaan tarjoukset annetaan. Saatekirjeessä painotetaan, että vertailtavuuden vuoksi on kaikkiin kysymyksiin vastattava pyydetyllä tavalla. Netistä ovat löytäneet kolme Tikkurilassa majaa pitävää toimistoa ja lisäksi lähettävät tarjouspyynnöt kolmelle Helsingin puolella olevalle firmalle, koska niitä on kehuttu Suomi24.fi-sivulla. Retta Oy:lle pyyntöä ei lähetetä. Yksi hallituksen jäsen oli samaiselta keskustelufoorumilta lukenut, ettei naapurikorttelissa olevan talon isännöitsijä ollut toissa vuonna vastannut puhelimeen, kun talon asukas halusi tiedustella, miksi kiuasta ei ollut laitettu ajoissa päälle, vaikka kaikkien tiedossa on, että hänen saunavuoronsa on joka keskiviikko kello 16. Puhelu oli yhdistetty kiinteistösihteerille, vaikka asukas nimenomaan painotti haluavansa keskustella isännöitsijän kanssa. Soittaja oli ollut vastaamattomuudesta erittäin tuohtunut ja kirjoittanut siitä nettifoorumiin. Bunkkerivaaraan ei sellaisella palveluasenteella varustettua isännöitsijätoimistoa haluta. Ehei.

Kolmen viikon kuluttua hallitus kokoontuu kerhohuoneessa. Kuuteen tarjouspyyntöön saatiin viisi vastausta ja tunnelma on hyvä. Puheenjohtaja on etukäteen laatinut kahdensadan seitsemäntoista kohdan excel-pohjaisen vertailutaulukon, jonka täyttämisen he nyt aloittaisivat. Sen perusteella päättävät, mitkä yritykset kutsutaan haastatteluihin.

Kolmen vartin jälkeen fiilis on täysin lässähtänyt. Mikään isännöitsijätoimisto ei täyttänyt lomaketta oikein eivätkä muutenkaan vastanneet esitettyihin lukuisiin kysymyksiin. Esimerkiksi reagointiajoista. Bunkkerivaaran hallitus oli nimittäin selvästi määritellyt tarjouspyyntöön, että hallituksen puheenjohtajan sähköposteihin pitää vastata viidessätoista minuutissa, hallituksen jäsenille tunnissa, osakkaille kahden ja vuokralla asuville kolmen tunnin sisällä. Lomakkeessa piti ruksata, pitävätkö tarjoajat varmasti kiinni tällaisesta palvelulupauksesta. Lisäksi haluttiin varmistaa, voiko tilinpäätöksen vuosittain saada heti loppiaisen jälkeen. Bunkkerivaaran hallitus haluaa toimia jämäkästi ja tarkoitus on jatkossa pitää yhtiökokoukset viimeistään helmikuun alussa. Vastausta ei siihen tullut keneltäkään eikä myöskään kysymykseen, onko vastuuisännöitsijäksi ehdotettavalla vähintään kahdenkymmenenviiden vuoden kokemus ja mielellään rakennusalan insinöörin koulutus.

Asunto Oy Bunkkerivaaran hallitus on tilanteesta hämmentynyt.

Olen verrannut isännöitsijää ravintolakokkiin. Kuvitelkaa mielissänne seuraava tilanne: Laadukkaassa lähiöbistrossa on kolmekymmentä pöytää. Hovimestari ottaa vastaan seurueet mutta jokainen niistä haluaa alku-, pää- ja jälkiruoat valmistettavaksi omien reseptiensä mukaisesti. Eikä palvelu saa olla lepsua. Alkuruokien on oltava pöydässä vartissa, pääruoan kolmessa vartissa sisääntulosta ja jälkiruoat enintään kymmenen minuuttia sen jälkeen, kun pihvilautaset on viety tiskiin. Kukin seurue haluaa, ettei kokilla ole liikaa muita asiakkaita, jotta oma pöytä saa palvelua heti niin halutessaan. Jos kerran maksetaan markkinahintaa, pitää kaiken sujua joutuisasti.

Näin se ei toimi. Ravintolan vieraat syövät kokin tekemät kalasopat ja lasagnet, ja ne on valmistettu ravintolan omien reseptien mukaisesti. Kokki toki joustaa. Hän huomioi allergiat ja rajoitteet, mutta vain tiettyyn pisteeseen asti. Kokki ei valmista alkuruoaksi kolmeakymmentä eri sienikeittoa vaan yhden, ja se tarjotaan kaikille, jotka kyseisen annoksen tilaavat. Ajatus, että jokainen seurue tuo omat ohjeet, joiden mukaan keittiö valmistaa ruokia, on ymmärrettävästi mahdoton. Jos ravintolan tarjonta ja palvelukonsepti ei kelpaa, on kaiketi parempi, että asiakas menee seuraavaan ravintolaan illastamaan.

Bistrossa on yksi menu, josta annos- ja juomahinnat voi lukea. Samasta syystä isännöitsijätoimistolla ei ole kolmekymmentä eri hinnastoa. Yksi riittää. Siinä on erillisvelotus alv-velvollisille taloille ja ne maksavat, jotka ovat alv-taloja. Sitä osin joustetaan, luonnollisesti. Huoneistokohtaisten vesimittarien laskutukset hoidetaan, jos on mittareita. Ei muutoin. Ja meillä on yksi ja sama tehtäväluettelo kaikille taloille. Tarjouspyynnössä voi lukea, että kuukausipalkkioon pitää kuulua puhelinsoitto jokaiselle osakkaalle kerran vuodessa, jossa tiedustellaan, onko kaikki hyvin. Soitamme kyllä, mutta veloitamme työn hinnaston mukaan. Isännöintialalla on opittu, että perushinnan pitää olla mahdollisimman alhainen ja kate tehdään erillistöillä. Hallitusten valintakriteeri on vain ja ainoastaan perushinta. Näin on muistikuvani ollut vuoden 2008 lamasta asti.

Tätä kirjoitusta ei kuulu lukea liian ehdottomasti. Käytännössä isännöitsijätoimistot joustavat koko ajan ja tulevat vastaan, mutta jos taloyhtiö lähettää seitsensivuisen tarjouspyynnön erilaisine erityisvaatimuksineen ja laskutusperusteineen, niin joko vastaamme siihen omalla hyväksi havaitulla konseptillamme tai sitten kiitämme kiinnostuksesta toimistoamme kohtaan ja laitamme tarjouspyynnön mappi Ö:hön. Kannattaa muistaa, että kaikki hyvien toimistojen pätevimmät isännöitsijät ovat aina täystyöllistettyjä. Samalla tavalla kuin Henri Alénin ravintolaan pitää etukäteen varata pöytä eikä sinne mennä omien ruokaohjeiden kanssa.

Kun isännöitsijätoimiston näkökannan perustelee ja avaa hallituksille haastattelutilanteissa, ymmärtävät kaikki taloyhtiöiden edustajat joka ikinen kerta, mistä on kyse, miksi ja mihin perustuen. Vaikka emme anna tarjousta asiakkaan toivomalla tavalla, on isännöintisopimukseen urani aikana aina päästy, jos pääsemiseen muutoin on molemminpuolisesti edellytyksiä.

Walter Kylmäsilta